Die dagen zijn gelukkig voorbij. Vandaag de dag is er een overdaad aan projectmanagementtools, die je helpen bij het organiseren van taken en deadlines. Daarnaast beheer je eenvoudig het budget en blijf je op de hoogte van elk teamlid, of ze nu naast je zitten of op afstand werken. 

Nu we grotendeels zijn overgestapt naar hybride werkvormen en constant worden omringd door nieuwe apps en tools, is ook projectbeheer gedigitaliseerd. Er zijn dan ook tal van projectmanagementtools en programma’s, die het optimaliseren van projectmanagement makkelijk maakt voor zowel kleine als grote bedrijven.

Maar waar moet je beginnen? En hoe ontdek je de beste tools voor jouw onderneming of team? Op deze pagina helpen we je op weg en zetten we de verschillende software op een rij.

Goede software bespaart geld

Volgens een onderzoek van KPMG heeft maar liefst 70% van de organisaties te maken gehad met tenminste één fout in hun project in de afgelopen 12 maanden. 50% van de respondenten gaf aan dat hun project niet consistent heeft bereikt wat voor ogen lag. Bovendien begrijpt slechts 58% van de organisaties de waarde van projectmanagement. Dit is een duizelingwekkend laag aantal, vooral omdat projectplanning voor zo velen nuttig is gebleken. 

Het ontbreken van goede software kan een enorme verspilling van tijd, geld, moeite en middelen betekenen. In de VS alleen al werd voor elke $1 miljard die werd geïnvesteerd, $122 miljoen verspild door gebrekkige projectprestaties! Dit verlies wordt nog eens benadrukt door een onderzoek van het Project Management Institute’s (PMI) uit 2017 dat laat zien dat “een gebrek aan duidelijke doelen de meest voorkomende factor (37%) is bij het mislukken van projecten”. 

Planning is een essentieel onderdeel van projectmanagement. Van een Gantt-diagram tot een Kanban-bord of een traditionele spreadsheet: het is essentieel om een projectstijl te vinden die past bij jouw organisatie. Met een duidelijk overzicht van je project en resultaten behaal je een hoger succespercentage.

Wel of geen digitale software gebruiken?

Volgens PWC verhoogt digitale projectmanagement software de prestaties. 77% van de goed presterende projecten gebruikt projectmanagementsoftware, maar PWC ontdekte ook dat 44% van de projectmanagers het nut van software om projecten te beheren niet inziet. Dit wordt verder aangetoond in een rapport van Geneca dat benadrukt dat 75% van de bedrijfsleiders geen hoge verwachtingen heeft van het gebruik van projectbeheersoftware.

De Access Group ontdekte tenslotte dat voor 66% van de projectmanagers de mate van ondersteuning bij software de doorslaggevende factor is bij de beslissing om te investeren in nieuwe software. 73% van de bedrijfsleiders vindt dat betrouwbaarheid, gebruiksgemak en integratiegemak de drie belangrijkste vereisten van digitale projectmanagement software. Ze zijn daarbij ook van mening dat de meeste projectmanagement oplossingen niet aan deze drie eisen voldoen.

Vereisten van projectmanagement software

Tien jaar geleden kon verouderde projectbeheersoftware erg ingewikkeld en verwarrend worden. Tegenwoordig zien we een toestroom van projectmanagementtools die gebruiksvriendelijk zijn en over diverse geïntegreerde functies beschikken.

Uit onderzoek blijkt dat tegenwoordig twee derde van de bedrijven in Nederland met klanten communiceert via projectmanagementsoftware. Gewilde functies zijn:

• Het aanmaken van interne en externe accounts
• Verschillende formuliermogelijkheden
• Een ingebouwd chatprogramma

Maar met zo’n breed scala aan projectbeheertools, kan het lastig zijn om een keuze te maken. Want wat werkt nu het beste voor jouw projecten? Het uitproberen van een aantal tools kan hierbij helpen. Wij hebben dat alvast voor je gedaan en lichten de belangrijkste aspecten van verschillende software uit.

Hoe vergelijk je de beste projectmanagement strategieën en tools?

Wat zijn de verschillende strategieën voor projectmanagement? Een projectmanagement strategie is in wezen een reeks van leidende principes en processen voor het managen van een project. Jouw keuze voor een methodiek en de tools je gaat gebruiken, bepaalt hoe het team werkt en communiceert.

Het is cruciaal om de juiste benadering voor het beheren van een project te kiezen. Zo kun je ieder project succesvol afronden. Onder het beheren van projecten vallen de technieken die gebruikt worden en de tools die ingezet worden. Wij zetten diverse tools en technieken voor je op een rij, zodat jij een efficiënt proces kunt inrichten.

Het kiezen van een projectmanagementmethodologie is een van de eerste en belangrijkste beslissingen die je als projectmanager moet nemen. Welke methodologie je uiteindelijk kiest, hangt af van het team, projecttype en de projectomvang. De methodologie bepaalt hoe teams nu en in de toekomst zullen werken. Zo kun je de focus leggen op snelheid en taakbeheer, of juist op overzicht en samenwerking.

Verschillende projectmanagement methodes vergelijken

Projectmanagementmethoden variëren van traditioneel tot innovatief. Welke past het beste bij jouw organisatie en processen? We zetten de meest populaire technieken voor je op een rij.

1. Klassieke strategie

De eenvoudigste, traditionele techniek is vaak het meest geschikt voor het uitvoeren van simpele projecten. Dit bestaat uit het opstellen van een plan voor al het aankomende werk, het inschatten van de uit te voeren taken en het toewijzen van middelen. Vervolgens het geven en verwerken van feedback op het team, het toezien op de kwaliteit en het opvolgen van deadlines.

Deze techniek is ideaal voor projecten die worden uitgevoerd door kleine teams, wanneer het niet echt nodig is om een ​​complex proces op te zetten en te implementeren.

2. Waterval techniek

De waterval techniek kan inmiddels ook als traditioneel worden beschouwd. Het beschrijft een manier van werken waar bij de ene taak zo natuurlijk mogelijk in de andere voortvloeit. De volgende stap begint simpelweg wanneer de vorige is voltooid. Om de voortgang en uitgevoerde stappen te volgen, worden vaak Gantt-diagrammen gebruikt. Deze geven namelijk een duidelijke visuele weergave van fasen en afhankelijkheden.

Deze techniek wordt van oudsher gebruikt voor complexe projecten waar gedetailleerde fasering vereist is en succesvolle voltooiing afhangt van een rigide werkstructuur. 

3. Agile projectmanagement

Agile projectmanagement is een reeks van strategieën en principes gerangschikt op waarde. Dit houdt in dat projectwerk in korte sprints wordt opgedeeld, waarbij gebruik gemaakt wordt van flexibele planning en voortdurende verbeteringen. Binnen elk team is agile projectmanagement gericht op het stimuleren van zelforganisatie, samenwerking en het produceren van maximale waarde. Agile frameworks omvatten technieken als Scrum, Kanban, DSDM en FDD. Deze techniek wordt met name gebruikt in softwareontwikkeling waar voortdurend nieuwe updates en versies worden ontwikkeld door kleine, nauw samenwerkende teams. 

Tegenwoordig bieden veel projectmanagement softwaretools, zoals actiTIME, handige manieren om Scrum en Agile technieken te implementeren. Hiermee kun je meerdere niveaus van de werkstructuur organiseren, deadlines op lange en korte termijn volgen en profiteren van accurate inschattingen gedurende het hele planningsproces. Dankzij zogeheten kanbanborden kun je gemakkelijk de vooruitgang van het werk te volgen. Deze softwaretools maken het mogelijk om je werk te structureren volgens de Agile-methode. Zo visualiseer je de structuur voor jezelf en de rest van het team altijd helder.

4. Rational Unified Process (RUP)

Rational Unified Process (RUP) is een raamwerk dat met name is ontworpen voor softwareontwikkelingsteams en -projecten. Het houdt rekening met een lang en dynamisch ontwikkelingsproces. Softwareontwikkeling houdt namelijk in elke fase rekening met feedback van productgebruikers. Dankzij deze techniek kun je de feedback gemakkelijk verwerken en opvolgen in toekomstige ontwikkelingsfasen. De RUP-techniek is gericht op het belangrijkste vereiste van softwareontwikkeling: de tevredenheid van de eindgebruiker.

5. Extreme projectmanagement

Bij de extreme projectmanagementmethode (XPM) ligt de focus op flexibiliteit in de planningsfase. Daarnaast wordt er gestreefd naar een makkelijk benaderbaar en informele, taakgerichte manier van managen. XPM is ontwikkeld om complexe programmeerprocessen toegankelijker te maken, door het verbeteren van communicatieve en sociale factoren. Deze techniek wordt gebruikt bij grote, complexe en onzekere projecten waarbij goed beheer van onzekere en onvoorspelbare factoren belangrijk is.