De beste manieren om een goede urenadministratie bij te houden

Natuurlijk houd je een goede urenadministratie bij als bedrijf! “Tijd is geld” en andere clichés komen dan al gauw naar boven. Maar als je er eens dieper op in gaat, komen er vele vragen op over het uren schrijven waar je misschien nog nooit over hebt nagedacht. Er zijn namelijk verschillende manieren om een urenadministratie bij te houden.

We hebben ook een artikel geschreven over declarabele uren

Powered by SaasCity

Haal het meeste uit je software, Via SaasCity worden zakelijke gebruikers en SaaS-aanbieders geïnformeerd, geadviseerd en verbonden met elkaar.

Ga naar SaasCity

De verschillende manieren om uren te registreren

Over het algemeen zijn er twee manieren waarop je de gewerkte uren kunt bijhouden:

  • Je meet de werktijd met behulp van een timer. In dit geval begin je met het bijhouden van de tijd wanneer je ergens aan begint en stop je wanneer je klaar bent. In sommige gevallen doe je dit wanneer je overschakelt naar een andere activiteit.
  • Je noteert de gewerkte tijd later handmatig. Soms is dit simpelweg het opschrijven van 8 uur na een volledige werkdag of soms is het meer een schatting. 

Maar welke methode is het beste? Het hangt ervan af waarom je de tijd bijhoudt. Je kunt het beste een timer gebruiken als je productiviteit wilt meten en verbeteren, of om een ​​andere reden waarvoor je tot op de minuut nauwkeurige resultaten nodig hebt. Soms wordt de tijd bijgehouden om te zien of je werknemers zich aan de juiste werk- en pauzetijden houden, of om te zien hoe druk het is tijdens een bepaalde dienst. 

Soms heb je een schatting nodig van hoe lang een project duurt of hoe lang iemand heeft gewerkt voor loonadministratie doeleinden. In deze gevallen kun je het beste de tijd bijhouden door de urenstaat handmatig te laten invullen.

De meeste organisaties hebben geen hoge mate van precisie nodig. Het management hoeft alleen maar te weten hoeveel uur een activiteit heeft geduurd en of iedereen zijn volledige dienst van 8 uur per dag heeft gewerkt. Maar wanneer je tijd wilt bijhouden om de productiviteit te verbeteren, kun je het beste rekening houden met elke minuut (en rekening houden met de tijd die besteed word aan pauzes, sociale media, e-mail, enz.)

Automatische vs handmatige urenregistratie

Er zijn twee soorten tijdregistraties: handmatig en automatisch. Bij het handmatig uren schrijven moet je de gewerkte tijd zelf invoeren of de timer zelf handmatig starten en  stoppen. Met een automatische urenadministratie installeer je de app en deze draait op de achtergrond, houd bij welke sites je bezoekt of welke apps je gebruikt. Beide manieren hebben hun voor- en nadelen.

Automatische tijdregistratie is handig om moeiteloos inzicht te krijgen in hoe je je werkdag doorbrengt. Dit is een prima oplossing wanneer je je eigen productiviteit wilt zien en de tijd die je besteedt aan sociale media of andere niet-productieve dingen wilt verminderen.

Maar automatische trackers kunnen je niet vertellen hoeveel tijd je aan een project hebt besteed of hoeveel je klanten moet factureren. Een app kan je bv. vertellen dat je net 24 minuten met een spreadsheet bent bezig geweest, maar kan niet aangeven waarmee, waarom of zelfs dát je aan het werk was!

Handmatig uren schrijven kost weliswaar meer tijd en moeite, maar is beter geschikt voor het bijhouden van werkuren. Je kunt zelf je tijd categoriseren op basis van je specifieke behoeften, en geeft de werknemer meer controle en verantwoordelijkheid. Met een goed urenregistratiesysteem kunt je het werk organiseren rond zinvolle projecten en factureerbare uren. Bovendien zie je waaraan je team heeft gewerkt (en niet alleen welke sites ze hebben bezocht of welke app ze hebben gebruikt)

Powered by SaasCity

Haal het meeste uit je software, Via SaasCity worden zakelijke gebruikers en SaaS-aanbieders geïnformeerd, geadviseerd en verbonden met elkaar.

Ga naar SaasCity

Tips voor een goede urenadministratie

Houd ook de uren bij die je niet in rekening brengt

Het is een goede gewoonte om de tijd bij te houden die je besteedt aan het nadenken, onderzoeken, e-mailen en andere niet-factureerbare activiteiten. Je neemt ze misschien niet op in facturen, maar ze zijn uitermate belangrijk bij het berekenen van het werkelijke uurtarief.

Je kunt een klant bijvoorbeeld 100 uur in rekening brengen (de tijd die je daadwerkelijk aan de werkzaamheden hebt besteed), maar als je ook rekening houdt met alle extra tijd (e-mails, feedback, administratie), heb je effectief misschien wel 120 uur besteed, waardoor jouw daadwerkelijke uurtarief toch echt lager uitvalt. 

Maar als u eenmaal weet hoeveel tijd het kost, kun je berekenen of een project de moeite waard is om te doen, hoe slecht je vorige schattingen misschien zijn en of je het uurtarief moet verhogen

Gebruik de urenadministratie niet om de prestaties te beoordelen

Je kunt niet altijd beoordelen hoe iemand presteert alleen op basis van cijfertjes. Als je ziet dat iemand meer uren dan normaal heeft gelogd voor dat soort werk, betekent dit niet noodzakelijk dat ze inefficiënt zijn. Misschien doen ze hun werk grondiger en is het eigenlijk goed omdat er op de lange termijn minder fouten zullen zijn.

Als je de gegevens van de urenegistratie wilt gebruiken voor een evaluatiegesprek, gebruik ze dan om een gesprek te beginnen en niet als strakke maatstaf. Op deze manier kom je achter het verhaal achter de cijfers. Je krijgt zo meer inzicht, wint meer vertrouwen en je komt erachter hoe je de bedrijfsprocessen kunt verbeteren

Onze top partners

Eenvoudig online boekhouden, factureren en uren registreren doe je met e-Boekhouden.nl. De eerste 15 maanden van je onderneming is e-Boekhouden.nl volledig gratis!

Cijfer:
5.0
Pros:
  • Gemakkelijk factureren en uren registreren
  • Inclusief ondersteuning per telefoon of e-mail
  • Komt met handige koppelingen
  • Regel je complete boekhouding
Bekijk Nu Bekijk Review

Onze boekhoudrobot neemt je administratieve werk uit handen en leert van jouw eerder gemaakte keuzes. No hands accounting noemen we dat.

Cijfer:
3.0
Pros:
  • Keuze uit verschillende pakketten
  • 30 dagen gratis demo
  • Koppel makkelijk 220+ handige apps
  • De keuze van ruim 9000 accounts
Bekijk Nu

Gripp is hét alles-in-één pakket wat het overzicht weer terugbrengt in jouw organisatie. Of het nu gaat om die perfecte offertes met een druk op de knop, het overzicht van wie wat aan het doen is, of het strakke debiteurenbeheer: het kan allemaal met Gripp.

Pros:
  • Meer dan 1500 tevreden klanten
  • Jarenlange ervaring
  • Korting vanaf 4 gebruikers
Cijfer:
4.0
Bekijk Nu

Wij helpen je graag op weg

Conclusie: het aanbod in bedrijfssoftware is groot. Dit lijkt heel praktisch, maar in de praktijk blijkt dit voordeel ook meteen een nadeel. Veel bedrijven ervaren het grote aanbod juist als struikelblok voor het maken van een overwogen keuze voor bedrijfssoftware. Wij helpen je daarom om deze keuze wat eenvoudiger te maken. Zo kun je oriënteren, pakketten vergelijken en reviews lezen, waarmee je de beste keuze kunt maken.

Wij zijn als website aan geen enkele aanbieder verbonden. We streven er dan ook naar om je van de meest objectieve informatie te voorzien zonder je te willen beïnvloeden bij je keuze, maar wel om je te helpen bij het maken van deze beslissing. Ben je op zoek naar specifieke informatie, heb je aanvullingen op deze informatie of heb je andere suggesties? 

Het laatste nieuws over software op apparata

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *